شرح وظایف مدیر امور اداری و کارگزینی
حوزه های مدیریت امور اداری و رفاه شامل : امور اداری ، امور رفاه ، امور کارگزینی ،آموزش دبیرخانه، ماشين نویسی و امور خدمات می باشد .
1) نظارت بر اجرای دقیق آیین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون کار و تأمین اجتماعی و نظایر آن .
2) نظارت بر اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی و خدمات درمانی کارکنان .
3) نظارت بر حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق اسناد و مدارک و پروندهها مطابق با اصول بایگانی و مکانیزه کردن آنها .
4) نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی از لحاظ مکاتبات و مراجعات حسب دستورمافوق .
5) برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی برای کارکنان شهرداری .
6) برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی بیمه و درمانی مانند کلینیکهای ویژه و . . .
7) تأمین احتیاجات شهرداری از لحاظ وسایل و لوازم اداری و برآورد هزینه آنها با همکاری واحدها و در نظر گرفتن اعتبارات مصوب .
8) مراقبت در حسن انجام امور اداری و برنامه ریزی و اجرای امور مربوط به دبیرخانه و مکاتبات و مراسلات .
9) نظارت بر امور ارزشیابی کارکنان و رسیدگی به شکایات و اعتراضات آن .
10) تهیه و تنظیم و نظارت بر طرحهای ارزشیابی سالیانه براساس دستورالعملها و آیین نامه ها .
11) نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی .
12) تهیه بخشنامه و دستورالعملها و مقررات برای بهبود تشکیلات در سازمان و ایجاد هماهنگی وحدت عمل و نظر .
13) نظارت بر اجرای قوانین و مقررات و آئین نامه های استخدامی .
14) مطالعه و بررسی وظائف و مسئولیتهای هریک از واحدهای سازمانی بمنظور سنجش و تشخیص احتیاجات از لحاظ افراد و تجهیزات لازم برای انجام کار .
15) تهیه برنامه و دستورالعملهای آموزشی و کارآموزش کارکنان شاغل و آشنا با مقررات و وظائف شهرداری و موسسات تابعه و محیط کار و خصوصیات شغل مورد نظر جهت شرکت کنندگان در هریک از دوره های آمورشی .
16) نظارت بر تشکیل کلاسها و دوره ها و یا معرفی کارکنان به موسسات آموزشی بمنظور بالا بردن سطح معلومات تخصصی و حرفه ای آنان .
17) نظارت بر تهیه پیش نویس های نامه های اداری و صدور دستورات لازم در جهت اصلاح مکاتبات اداری .
18) نظارت بر کلیه امور واحدهای تحت سرپرستی و صدور دستورات و تعلیمات لازم و کوشش در رفع نواقص کار .
19) صدور و دستورلات لازم بمنظور هماهنگ نمودن فعالیتهای واحدهای تحت سرپرستی .
20) نظارت بر اجرای دقیق آئین نامه ها و قانون استخدام کشوری و آئین نامه استخدامی شهرداریها و قانون کار تأمین اجتماعی و غیره .
21) تشکیل جلسات درخصوص آشنا نمودن پرسنل تحت سرپرستی با مقررات جدید .
22) نظارت بر طرحهای رفاهی عمومی کارکنان از قبیل شرکتهای تعاونی مصرف ، مسکن و امور ورزشی و غیره .
23) آشنا نمودن مسئولین واحدهای تحت سرپرستی با قوانین و مقررات اداری جدید .
24) بررسی درخصوص مسائل سازمانی و ارائه پیشنهادات لازم در مورد انجام تعمیرات ضروری در حوزه مورد عمل .
25) برگزاری جلسات شورای اداری و شورای معاونین و تنظیم صورتجلسات مربوطه و ابلاغ به واحدهای ذیربط .
26) انجام سایر امور مشابه و دستوراتی که از طرف مافوق در حدود وظائف ارجاع میگردد .
كارگزيني و رفاه
1) انجام كليه امور استخدامي كاركنان شهرداري نظير صدور احكام ترفيع ، ارتقاء گروه ،انتصاب ، مرخصي ، معذوريت ، بازنشستگي ، باز خريد ، انفصال ، اضافه دستمزد كارگران و نظاير آن.
2) اجراي آيين نامه ها و مقررات استخدامي مربوط به كاركنان شهرداري و موسسات تابعه .
3) اظهار نظر صريح در مورد تقاضاهاي كاركنان شهرداري و رسيدگي به شكايات استخدامي و تهيه گزارشات لازم .
4) تهيه و تنظيم متن قراردادهاي استخدامي كاركنان اعم از پيماني ، قراردادي ، خريد خدمت و امثالهم .
5) تشكيل كلاسهاي آموزشي براي كاركنان به منظور بالا بردن سطح معلومات و تخصصي و حرفه اي آنان .
6) رسيدگي و نظارت بر اجراي طرح طبقه بندي مشاغل كاركنان شهرداري .
7) اجراي مقررات مربوط به بيمه و بازنشستگي كاركنان و ارتباط با بازنشستگان و وظيفه بگيران شهرداري و اقدام در جهت رفع مشكلات ناشي از بازنشستگي .
8) برنامه ريزي در زمينه طرحهاي رفاهي كاركنان نظير شركتهاي تعاوني مسكن ، مصرف ، صندوق قرض الحسنه و تاسيسات ورزشي و تربيت بدني .
9) شركت مستمر در جلسات استخدامي نظير شوراي اداري شهرداريها ، هيئتهاي حل اختلاف و شوراي كارگاه و دفاع از حقوق شهرداري .
دبيرخانه و بايگاني
1) ثبت و توزيع و تفكيك نامه هاي وارده به شهرداري و ارجاع به دواير ذيربط .
2) حفظ و نگهداري كليه اسناد و اوراق و سوابق اداري مربوطه .
3) كنترل و تصحيح نامه هاي صادره از نظر اشتباهات املائي و انشائي .
4) تهيه پيش نويس هاي اداري و تهيه گزارشات و ارائه آمارهاي لازم به مقام مافوق .
5) مذاكره و مشورت با مقامات مافوق در موضوعات مربوط به خطمش از نظر امور دفتر و دبيرخانه .
6) بررسي كليه اخطاريه هاي واصله به شهرداري و صدور دستور ابلاغ آنها به واحدهاي مربوطه .
7) نظارت مستمر در حسن اجراي امور دفتري و چگونگي ورود و خروج مكاتبات .
8) ارجاع سوابق و پرونده هاي واصله طبق دستور مافوق به واحدهاي مربوطه و بايگاني .
9) تهيه خلاصه پرونده و گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .
10) تايپ انواع مكاتبات و نامه ها و تطبيق پيش نويس ها با نامه هاي تايپ شده .
11) پيگيري گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .
12) بررسي و پيشنهاد روشهاي جديد و موثر جهت بايگاني و طبقه بندي اسناد .
13) جمع آوري اطلاعات و آمار كاركنان شهرداري از لحاظ وضعيت پرسنلي كارگري – كارمندي .
14) حفظ ونگهداري پرونده ها و سوابق استخدامي كاركنان شهرداري اعم از كارگر و كارمند و آماده نمودن و مهر كردن پرونده ها و سوابق ، ارسال آنها به مراجع ذيربط طبق دستور مافوق و پيگيري جهت عودت آن .
15) اجرا و ابلاغ آراء مربوط به هيئتهاي بدوي و تجديد نظر و رسيدگي به تخلفات اداري و شوراي حل اختلاف و شوراي كارگاه با توجه به مقررات مربوطه .
16) همكاري با اداره ارزشيابي و بازرسي و رسيدگي به شكايات جهت كنترل و حضور و غياب كاركنان .
17) انجام ساير امور مشابه و دستوراتيكه از طرف مافوق درحدود وظايف ارجاع مي گردد .
خدمات :
1) اجراي طرح استاندارد نمودن لوازم و تجهيزات اداري با همكاري ادارات كارپردازي و كارگزيني .
2) تقسيم وسائط نقليه سبك موتوري بين واحدهاي شهرداري مركزي و مناطق .
3) انجام خدمات عمومي مورد نياز كليه واحدهاي شهرداري از قبيل خدمات سرپائي ، سرايداري ، آشپزي
4) نظافت ساختمانهاي شهرداري و نظارت و كنترل امور مربوط به مستخدمين و سرايداري .
5) نظارت در امور سلف سرويسها و آبدارخانه ها و پاركينگ هاي اختصاصي شهرداري و نظاير آن .
6) انجام ساير امور مشابه و دستوراتيكه از طرف مافوق درحدود وظايف ارجاع مي گردد .